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Dieser Artikel soll möglichst kurz die grundlegende Funktionsweise des DP-Tools erklären. In den beiden PDF Dateien sind noch genauere Infos und Erklärungen zu finden.

Hinweis: In der PDF "Dienstplan-Anleitung" sind Informationen zur Installation und Updates des DP erläutert - das wird meist durch die IT erledigt und sollte nur im Ausnahmefall von pädagogischen Mitarbeitern durchgeführt werden (sofern gute Excel Kenntnisse bestehen, geht das schon).

Allgemeiner Aufbau

Das Dienstplan-Tool besteht aus einer "schlauen" Excel Datei(en) mit Makros.

• Makros sind kleine automatisierte Abläufe in Excel (Scripts in VBA)
• Es sollten niemals Excel-Dateien mit Makros aus dem Internet geladen werden, sondern nur von der IT des KH geprüfte und freigegebene .xlsm Dateien (das ist die Dateiendung von Excel Dateien mit Makros) 

Der Dienstplan besteht grundlegend aus einer Excel Datei je Monat. Dabei wird jeder neue Monat aus der Datei des
letzten Monates generiert. Dafür gibt es einen Button, welcher die Datei kopiert und anpasst. 

Die Mehrstunden werden jedes Mal, wenn der Knopf für den nächsten Monat gedrückt wird, im Folgemonat aktualisiert. Das bedeutet, wenn Korrekturen vorgenommen wurden, sollte im Anschluss der Button für den nächsten Monat gedrückt werden. 

Die Datei selbst beinhaltet drei Tabellenblätter (auch Tabs, Seiten oder blätter genannt), wobei zwei davon im unteren Bildschirmrand 
angezeigt werden. Das dritte Blatt ist verborgen und dient der automatischen Berechnung von Feiertagen sowie einer Tabelle mit allen Gruppen, die ausgewählt werden können. 

Auf dem Blatt „DP-Monat“ befindet sich der eigentliche Dienstplan. 

• Dort werden die Dienste eingetragen.

Auf dem Blatt „Auswertung“ befindet sich natürlich die Auswertung der Zuschüsse. Diese werden alle automatisch berechnet.

• Dort werden in der Tabelle für die Mitarbeiter alle Namen, Tagesstunden und Wochentage der Kollegen des Teams eingetragen
  • Die Tabelle befindet sich unter der Tabelle für die Zuschüsse (nach unten scrollen)
  • Die Tagesstunden werden aus den Wochenstunden und den geregelten Arbeitstagen der Woche berechnet:
    • Beispiel: 32 Stunden an 4 Tagen sind 32 / 4 = 8 Tagesstunden
    • Hier werden die tatsächlichen Arbeitstage in der Woche markiert ("Netto Arbeitstage")
  • Die Wochenstunden und Arbeitstage sind im Arbeitsvertrag festgelegt
• Excel berechnet aus den markierten Tagen und angegebenen Tagesstunden einen Stunden-Soll für den Monat 
  • Die Bezahlung richtet sich nicht nach der SOLL- bzw. der IST-Berechnung
  • Die SOLL-Berechnung richtet sich nach dem Arbeitsvertrag - so wie auch das Grundgehalt
  • nur die jeweiligen Zuschläge aus dem Dienstplan werden zum Grundgehalt addiert (und vorher kontrolliert)
• Der Stunden-Soll wird mit den eingetragenen Diensten verrechnet, woraus sich die Mehrstunden ergeben

Eintragen von Diensten

Zeiten zügig und effizient Eintragen

Sofern die Namen und Tagesstunden der Betreuer auf dem Blatt „Auswertung“ eingetragen sind, kann der Dienstplan mit Dienstzeiten befüllt werden. 

Dafür gibt es pro Nase und pro Tag jeweils zwei „von“- und zwei „bis“-Spalten. In den meisten Fällen sind die erste 
„von“- und „bis“-Spalte in Benutzung. Sollte Jemand an einem Tag zwei Dienste getrennt mit einer Pause haben, dann 
können diese einzeln eingetragen werden.

Für Uhrzeiten benötigt Excel immer einen Doppelpunkt. Es muss keine führende Null angegeben werden 
und bei vollen Stunden muss keine Null hinter dem Doppelpunkt eingetragen werden.

Bei 09:00 Uhr kann also 9: eingetragen werden. Bei 09:30 Uhr muss jedoch 9:30 eingetragen werden. 9:3 
wird von Excel als 09:03 Uhr interpretiert.

00:00 Uhr am Ende des Tages muss unbedingt als 24: (oder 24:00) eingetragen werden und wird auch als 
24 angezeigt. 

24er Dienste werden bis 24:00 und ab 00:00 Uhr des Folgetages angegeben. Die Bereitschaft zwischen 
00:00 und 06:00 Uhr wird nur dann automatisch berechnet.