Haushalt-App (FiBu) Allgemein

Haushalts-App (FiBu-Tool) – Eine Übersicht

Die Haushalts-App, auch FiBu-Tool genannt, ist eine auf Excel basierende Anwendung, die mit Makros automatisiert wurde. Sie dient der Verwaltung monatlicher Finanzen und wird aus einer "MONATSVORLAGE.xlsx" generiert, wobei die "START.xlsx" zum Erstellen neuer Monate und zur Übernahme von Vormonatsbeträgen dient.

1. Benutzung der Excel-Anwendung

Das FiBu-Tool wird über die "START.xlsx"-Verknüpfung gestartet. Beim ersten Start müssen die Makros aus Sicherheitsgründen aktiviert werden.

Jahr und Monat auswählen

Nach dem Öffnen der Startmappe und Aktivierung der Makros öffnet sich ein Fenster, in dem das Jahr und der Monat ausgewählt werden können. Es ist ratsam, einen neuen Monat erst dann zu öffnen, wenn der Vormonat vollständig ist, da Beträge aus dem Vormonat übernommen werden. Sollte kein Vormonat vorhanden sein, erscheint eine Meldung, die auf die Notwendigkeit der manuellen Eintragung hinweist.

Sollte ein Auszug in einem Monat eingetragen werden, obwohl bereits ein Folgemonat geöffnet wurde (und Quittungen eingetragen wurden) bitte die IT kontaktieren. Im Folgemonat muss das Kind (bisher noch) manuell entfernt werden.

Die verschiedenen Blätter in der Monatsmappe

Jeder Monat enthält sechs wichtige Blätter:

• Startseite: Bietet eine Übersicht über Kontenstände, Bargeldbestand, Bekleidung und Friseur pro Kopf. Hier kann auch die Gruppe angepasst und zwischen zwei Excel-Ansichten gewechselt werden.
• Kassenbuch: Das Herzstück der Monatsmappe, in dem alle Buchungen eingetragen werden. Buchungen können Kindern (Bekleidung, Friseur) und Betreuern (Vorschüsse) zugeordnet werden. Blatt- und Belegnummern sind jeder Buchung zuzuordnen. Von hier aus können Tippstreifen, Aktenbelege und die monatliche Bekleidungsliste generiert sowie die Anwesenheitsliste gedruckt werden.
  • Neue Buchung eintragen: Auf "+" klicken, Felder befüllen und auf "Speichern" drücken.
  • Buchung ändern: "Eintrag-Nr." auswählen, auf Bearbeiten klicken, Felder anpassen und speichern.
• Kassenblatt: Dient der monatlichen Abrechnung des Bargeldbestands für die Buchhaltung. Beim Aktivieren des Blattes werden alle Summen berechnet und eingetragen. Eine "CSV"-Datei für die Buchhaltung kann erstellt werden, die automatisch in einem SharePoint gespeichert wird.
• Anwesenheit: Eine Anwesenheitstabelle zur Berechnung der SB-Mittel. Abwesenheitstage können markiert werden, und die automatische Berechnung der SB-Mittel sowie das Essensgeld der Erzieher sind hier zu finden.
• Vorschüsse: Hier können an Betreuer ausgehändigte Vorschüsse eingetragen und ausgewertet werden. Für eine korrekte Auswertung ist es wichtig, die Betreuer den jeweiligen Ausgaben im Kassenbuch zuzuordnen.
• Menschen: Auf diesem Blatt werden alle Kinder und Betreuer eingetragen. Die Anzahl und das Alter der Kinder werden für die Berechnung der monatlichen Budgets verwendet. Neue Einträge erfolgen über das "+" Symbol, bei dem Name und Geburtsdatum abgefragt werden.
• Essensgeld:  hier kann ggf. das eingezahlte Essensgeld der betreuer eingetragen werden. Das wird dann automatisch zusammengerechnet und die Summe wird automatisch auf das Kassenbuch (Eintrag 0) und das Kassenblatt übertragen.
• Essensgeld Eltern: Diese Tabelle macht das gleiche, wie die Tabelle "Essensgeld" und ist für familienintegrative Projekte gedacht in denen Eltern leben, die Essensgeld einzahlen.

Ändern der Ansicht

Auf der Startseite können die Ansicht geändert werden. Das durchgestrichene Auge aktiviert den "Benutzer-Modus" (versteckt die meisten Excel-Schaltflächen), und das Atom-Symbol aktiviert den "Excel-Modus" (zeigt alle Excel-Schaltflächen an). Im Excel-Modus muss der Blattschutz aufgehoben werden, um Änderungen vorzunehmen.

2. Tipps und Tricks für Excel-Kenner

Ein Fehler, der jeden Monat aufs neue wiederkommt, ist wahrscheinlich in der Monatsvorlage gespeichert.
Wenn beispielsweise jeden Monat ein Name auftaucht, der eigentlich schon gelöscht wurde ist deiser in der Monatsvorlage nicht richtig entfernt worden. Das funktioniert bei Kidnern und Betreuern normalerweise über die entsprechenden Makros, in diesem Falle sollte die IT-Abteilung kontaktiert werden.

Im "Excel-Modus" werden zusätzlich die Blätter "Pivot-Tabellen" und "FixeDaten" eingeblendet.

Blatt „Pivot-Tabellen“

Dieses Blatt ist für alle automatischen Berechnungen zuständig.

• Einnahmeüberschuss (EÜR) bzw. Kontenstand: Die wichtigste Tabelle für die Budgetauswertungen. Hier können auch die Überschüsse des Vormonats eingetragen werden, falls sie nicht übernommen wurden oder es sich um den ersten Monat handelt. Um Einträge vorzunehmen, muss der Blattschutz deaktiviert werden (Rechtsklick auf das Blatt -> "Blattschutz aufheben")
• Bekleidung/Friseur Einnahme Überschuss pro Kopf: Diese Tabellen befinden sich auf der rechten Seite des Blattes "Pivot-Tabellen". Hier können die Werte für Bekleidung und Friseurgeld überprüft werden, sollten auf der Startseite falsche Werte angezeigt werden.
• Essensgeld - Einnahme durch Betreuer in Kategorie Verpflegung: Ein gesammelter Betrag für das Essensgeld sollte im Kassenbuch eingetragen werden. Auf der Startseite ist das Essensgeld bereits mit den Ausgaben der Verpflegung verrechnet, während es auf dem Kassenblatt als extra Einnahme markiert ist.

Blatt „Fixe-Daten“

Dieses Blatt enthält grundlegende Werte für die Berechnung der monatlichen Budgets. Die einzige anpassbare Tabelle ist die mit den Pauschalen der Kategorien, um dauerhafte Erhöhungen anzupassen.